Starszy referent/starsza referentka

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane na pierwszym piętrze budynku wielokondygnacyjnego Placówki Straży Granicznej w Węgorzewie. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne (schody, brak wind) dla osób ze stopniem niepełnosprawności z dysfunkcją ruchową (pomieszczenie higieniczno-sanitarne przystosowane dla osób niepełnosprawnych obecnie na parterze budynku). Ze względu na rozmieszczenie wewnętrznych komórek zachodzi potrzeba pieszego przemieszczania się pomiędzy kondygnacjami budynku. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej. Na stanowisku pracy nie występują czynniki niebezpieczne lub szkodliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym.
Występują kontakty zewnętrzne: kilka razy w tygodniu: dostarczanie i odbiór przesyłek przez przedstawicieli Poczty Polskiej lub Kurierów.
Występują czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań takie jak: praca w terenie – nadawanie przesyłek przez Pocztę Polską, Komendę Powiatową Policji i odbiór przesyłek od ww. instytucji, częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz, stres- praca pod presją czasu.

Zakres zadań

• na bieżąco przyjmuje, dokonuje rejestracji, przechowuje dokumenty o klauzuli jawnej i niejawnej w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych z zachowaniem właściwej ochrony fizycznej, celem zapewnienia obiegu korespondencji w Placówce Straży Granicznej,
• na bieżąco przekazuje uprawnionym wg dekretacji adresatom i wykonawcom pisma celem terminowej realizacji zadań służbowych,
• na bieżąco przygotowuje dokumentację do wysłania, której adresatami są: inne Placówki i jednostki organizacyjne Straży Granicznej i właściwe Urzędy Administracji Publicznej celem zapewnienia terminowego przepływu informacji zwrotnych,
• obsługuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przy pomocy urządzeń biurowych: telefon, faks, komputer (skrzynka podawcza elektronicznej Platformy Administracji Publicznej (ePUAP)) celem zapewnienia właściwego obiegu informacji pomiędzy współpracującymi instytucjami z Placówką Straży Granicznej w Węgorzewie,
• prowadzi statystyki na potrzeby Komendy Oddziału oraz koordynuje realizację i terminowe przesyłanie statystyk przez funkcjonariuszy odpowiedzialnych za zadania,
• archiwizuje dokumentację znajdującą się w Placówce Straży Granicznej, przyjmuje skompletowane teczki dokumentów od wykonawców zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt w Straży Granicznej celem przekazania do Archiwum Zakładowego Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej lub protokoły z dokumentów sklasyfikowanych do zniszczenia w Placówce Straży Granicznej w Węgorzewie.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów związanych z wytwarzaniem, obiegiem i archiwizacją dokumentów jawnych i niejawnych (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji),
• komunikatywność,
• uprzejmość,
• otwarty stosunek do klienta,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego/stażu pracy w pracy biurowej,
• posiadanie udokumentowanego przeszkolenia w zakresie obsługi kancelaryjnej (obiegu dokumentów),
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”.